PERGUNTASFREQUENTES

Fatura eletrónica é uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu tratamento automático e eletrónico, conforme redação no n.º 1, artigo 2.º, da Diretiva n.º 2014/55/EU, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 16 de abril de 2014, relativa à faturação eletrónica nos contratos públicos.

A faturação eletrónica exige que os dados sejam criados com uma estrutura correta (definida por um modelo standard europeu) e, depois disso, que seja enviada do sistema do vendedor para o do comprador. Desta forma, a fatura pode ser importada automaticamente para o sistema da  entidade pública.

A fatura eletrónica utiliza normalmente um sistema de intercâmbio de dados, denominado EDI, em que é transmitido um ficheiro estruturado de dados para posterior tratamento automatizado.

Sim.

Sim, se não se tratar de ajuste direto simplificado ou de contratos acompanhados por medidas especiais de segurança.

Sim, se a relação jurídica subordinada estiver sujeita à obrigatoriedade prevista no CCP.

Os fornecedores da AP, enquanto cocontratantes, são obrigados a emitir faturas eletrónicas no âmbito da execução de contratos públicos, conforme estabelecido na Parte III do CCP, artigo 299.º- B.

Os cocontratantes podem ser entidades privadas ou entidades públicas, desde que ajam como fornecedoras da AP na execução de contratos públicos. Cocontratantes ao abrigo da contratação excluída, apesar de dispensados das regras para formação dos contratos estabelecidas na Parte II do CCP, mantêm as obrigações da Parte III, nos termos do artigo 5.º-B.

As exceções previstas para não exigência de fatura eletrónica, nos contratos públicos, resultam de compras ao abrigo de:

1. Procedimento por ajuste direto simplificado (n.º 3 do artigo 128.º do CCP), na redação que lhe é dada pela Lei n.º 30/2021 de 21/05);
2. Contrato declarado secreto ou acompanhado de medidas especiais de segurança (n.º 2 do artigo 299.º-B do CCP).

Sim, nos casos em que as faturas resultam de procedimento por ajuste direto (regime geral). Nos casos em que as faturas resultam de procedimento por ajuste direto simplificado, ao abrigo do n.º 3 do artigo 128.º do CCP, não é obrigatória a emissão, receção e processamento de faturas em formato eletrónico.

As grandes empresas são obrigadas a emitir faturas eletrónicas, de acordo com a norma europeia, desde 01 janeiro de 2021, conforme n.º 3 do artigo 9.º do Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31/08, na redação atual. Para as restantes empresas e entidades públicas, enquanto cocontratantes, o prazo para emissão de faturas eletrónicas foi alargado para 01 de janeiro de 2025, conforme o artigo 305.º da lei 82/2023, de 29 de dezembro.

Quando é utilizado um sistema de intercâmbio eletrónico de dados (EDI – Electronic Data Interchange), nos termos da alínea c) do n.º 2 do artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15/02, na sua redação atual, a obrigatoriedade da assinatura dos documentos eletrónicos depende do canal de transferência eletrónica dos dados.

Nos casos em que os documentos sejam via protocolo AS2, a assinatura dos documentos é facultativa dado que já é usada no protocolo de transporte (S/MIME e certificados X.509).

Os restantes documentos enviados pelos fornecedores da AP para as entidades públicas devem ser assinados através de uma assinatura digital qualificada ou selo eletrónico qualificado, nos termos das alíneas a) ou b) do artigo suprarreferido.

À data deste artigo, poderá utilizar faturas em PDF simplificadas como faturas eletrónicas, para todos os efeitos fiscalmente relevantes, até ao final de 2025, consoante o Artigo 114º da Lei 45-A/2024, de 31 de dezembro. Terminado o prazo de aceitação das faturas em PDF simplificadas, terá de ter em conta os pressupostos da secção II do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, que define as condições para a emissão de faturas por via eletrónica.

Assinatura eletrónica qualificada – muito mais do que uma simples assinatura digital, uma assinatura qualificada é uma identificação exclusiva e intransmissível gerada a partir de um dispositivo seguro (QSCD – Qualified Signature Creation Devices). Trata-se de um sistema criptográfico, que confirma a autoria do documento, identificando a empresa responsável pela sua emissão e garante a integridade dos dados. O titular do documento tem acesso a uma chave privada que lhe permite reclamar a autoria do mesmo;

Dentro do portal ilink destacam-se os seguintes métodos de importação de documentos: 

1. Importação Manual - permite uma digitalização manual das informações do documento;
2. Importação Automática - permite a importação automática de um ficheiro XML de fatura eletrónica pré gerado no ERP;
3. Importação OCR - permite o reconhecimento ótico das informações do documento Impresso;
4. Importação SAF-T - permite a leitura automática das faturas presentes no ficheiro SAF-T

Após o registo na plataforma, basta solicitar uma ligação com a entidade recetora através do menu 'Ligações'. Depois, basta criar um documento por um dos métodos existentes (manual, automática, OCR, SAF-T) e usar o botão 'Enviar', ou por integração automática do software de faturação utilizado. Note-se que dependendo do recetor do documento, poderá ser necessário adquirir um pacote de serviços para enviar o documento.

Não existem custos de envio de documentos para entidades adjudicantes que assumem os custos dos documentos enviados. Contudo, no envio para outros destinatários, incluindo clientes fora da rede ilink, será sempre necessário adquirir um pacote de transações.

Pode consultar os pacotes de transações existentes no canto superior da página, na opção 'Serviços'. Se pretende uma proposta à medida das suas necessidades, utilize o nosso simulador ou o banner Click to Call  para ser contactado.

As transações têm a validade de 1 ano. Esta informação pode ser consultada na página de compra de serviços.

O consumo das transações no ilink será efetuado em função do tamanho do documento, onde será debitada uma transação por cada 1MB de tamanho do documento enviado/recebido.

Pode consultar o extrato de todos os consumos de transações na área de operações.

Embora a presença do PDF original da fatura não seja obrigatória pela norma CIUS-PT, um grande volume de organismos públicos impõe esta obrigação, de modo a facilitar a validação e arquivo digital das faturas. De modo a evitar atrasos e constrangimentos com os pagamentos, recomendamos sempre que o PDF original acompanhe a fatura eletrónica.

Para melhor organização do processo de compra e venda, foram criados 4 estados simplificados de documentos.

1. Por enviar (criado, mas não enviado ao recetor);
2. Enviado (enviado ao recetor);
3. Aceite (recebido e conferido pelo recetor);
4. Rejeitado (recebido e devolvido pelo recetor devido a uma inconformidade).

Caso o documento recebido contenha informação de relevância fiscal incorreta, como o destinatário do documento ou o valor dos artigos, deve usar a opção de Devolução do documento. Caso a fatura esteja correta a nível fiscal, mas com informação adicional em falta (como o número de compromisso ou o número de encomenda), deve utilizar a ação de ‘Regularizar’. Isto permite que o fornecedor retifique a informação em falta e reenvie o documento.

Em ambas as situações, será necessário introduzir um motivo de rejeição do documento em questão.

Todos os documentos podem ser exportados da plataforma em formato Excel e ZIP. Esta operação está disponível em todas as tabelas de documentos na plataforma. Basta aplicar os filtros pretendidos na pesquisa e clicar numa destas duas opções e receberá um link com a informação solicitada via email.

De acordo com os artigos 6.º e 12.º do DL 28/2019, o envio via sistema EDI, o certificado de assinatura ou selo eletrónico qualificados, garantem a autenticidade e integridade da fatura eletrónica. Isto significa que a assinatura ou selo são obrigatórios para transações B2C/B2B (como por exemplo, no envio de PDF via email), enquanto que passa a facultativo para comunicações EDI (envio de XML CIUS-PT para entidades públicas).

A assinatura eletrónica para além de ser um requisito legal nos casos identificados, é também uma forma de aumentar a segurança do documento garantindo a integridade do mesmo.

Atualmente, apenas é possível integrar com o provedor Global Trusted Sign (GTS).

Não. A certificação da fatura visa identificar de forma inequívoca a entidade emitente da fatura, i.e., o cocontratante, pelo que a assinatura ou selo utilizados na fatura devem ser emitidos em nome da entidade que emite efetivamente a fatura. O Gabinete Nacional de Segurança já esclareceu esta questão na sua Comunicação 01/2021.

A fatura não assinada pelo seu emitente e assinada por um terceiro deve ser rejeitada.

O selo eletrónico deverá estar emitido e devidamente configurado na plataforma, e o processo de autenticação de assinatura tem de ser efetuado a cada 60 dias. Permite assim a automatização do processo de assinatura sem intervenção humana no mesmo.

Sim. Não cobramos custos de interligação a softwares externos, e estamos sempre abertos a novas parcerias e integrações. A documentação técnica que descreve todo o processo está disponível aqui.

Esta informação está disponível na nossa página de integrações e na nossa documentação de integrações.

Sim. O ilink está interligado com todos os operadores no mercado Português.

Este processo pode ser iniciado a partir da área de ligações, onde poderá solicitar uma ligação externa com um cliente fora da rede. Caso o cliente que pretende não se encontre na lista anterior, contacte o nosso serviço de apoio.

Sim, mas apenas será possível extrair o XML gerado após o envio do documento ao cliente final.

A Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P., é um instituto público de regime especial, para efeitos de conceção e desenvolvimento de soluções, aplicações, plataformas, projetos e execução de atividades conducentes ou necessárias à prestação de serviços partilhados e compras públicas. A eSPap coordena a implementação da Fatura Eletrónica na Administração Pública (FE-AP). Com o Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro foi atribuída à eSPap a competência para emitir requisitos técnicos e funcionais que suportem a implementação da faturação eletrónica, desenvolver instrumentos de apoio às entidades abrangidas e fornecer a solução para receção e processamento de faturas eletrónicas. 

O Portal da Fatura Eletrónica na Administração Pública – FE-AP – constitui-se como a Gateway do Estado para receção e processamento de faturas eletrónicas. Qualquer organismo público pode aderir ao serviço da FE-AP para a receção de faturas eletrónicas, e este portal encontra-se totalmente integrado com a plataforma ilink.

O envio de faturas para o operador FE-AP é feito de modo idêntico aos outros operadores, contudo, é necessário concluir o processo do onboarding de fornecedores da FE-AP antes de dar início ao processo. No ilink apoiamos os nossos clientes nesse processo, garantindo que ficam com o onboarding operacional e prontos a enviar documentos para os destinatários FEAP pretendidos. 

Para mais informações, consulte o nosso guia.

Sim, cada vez mais estamos ligados a fornecedores de serviços no espaço Europeu. Contudo, qualquer interoperabilidade com empresas fora de Portugal tem de ser validada em sede de implementação do projeto com a nossa equipa comercial. Esta situação deve-se a cada mercado Europeu estar sujeito a regras diferentes de Faturação Eletrónica.

Sim. Poderá adquirir um pacote de Envios PDF, que é utilizado apenas para envio de documentos por email, ou poderá utilizar o nosso serviço click to call para ser contatado.